Congressen
Bureau Kalker organiseert zelfstandig klinische tandheelkundige congressen. Bureau Kalker is geaccrediteerd met het Q-Keurmerk van de Stichting QuAT.
- Ook binnen andere vakgebieden heeft Bureau Kalker de organisatie van congressen uitgevoerd. Zie voor meer informatie bij 'Achtergrond'.
Wat zijn de diensten die Bureau Kalker verleent op het gebied van congresorganisatie? (klik op de onderstaande balkjes)
De organisatorische voorbereiding van uw congres
+- haalbaarheidsstudie en marktanalyse over te organiseren congres
- advies over de organisatorische opzet van het congres
- in nauw overleg met opdrachtgever het samenstellen van de congrescommissie
- vaststellen van vergaderschema en begeleiden van congrescommissie
- ontwerpen en bespreken congresvorm en de inhoud van het congresprogramma
- selecteren, benaderen en vastleggen van de congressprekers
- advies over werkvormen en de in te zetten audiovisuele- en aanvullende hulpmiddelen
- opstellen van tijdsplanning
- voortgangscontrole
- meedenken, adviseren en uitvoeren van het sociale / partner programma's
- opstellen van congresdraaiboek
Congreslocatie en hotelaccommodatie
+- overleg en advisering en over de ideale congreslocatie
- congres / hotel locaties bezoeken, selecteren en reserveren
- overleg en onderhandeling over catering en het vastleggen van de afspraken
- overleg over audiovisuele- en aanvullende technische hulpmiddelen en het reserveren ervan
- accommodatie controleren voor- en op de congresdag
Financiële zaken
+- opstellen van de congresbegroting
- offertes aanvragen bij leveranciers
- prijsonderhandelingen met leveranciers
- het plaatsen van bestellingen en de controle van facturen
- bewaken van het congresbudget
- waar nodig incassoprocedures uitvoeren
- opstellen van de eindafrekening
Sponsoring en exposantenwerving
+- het uitwerken van verschillende sponsormogelijkheden
- het opstellen van een brief aan potentiële exposanten voor het verhuren van standruimte
- telefonische en persoonlijke benadering van sponsoren en exposanten en actieve verkoop van standruimte en sponsorpakketten
- het verkopen van advertentieruimte in congresbrochure / congresprogramma en van de mogelijkheid om informatie in congrestas in te sluiten
- sponsoring regelen van koffie / theepauzes / lunch / borrel / diner
- bevestiging en factuur sturen naar sponsoren en exposanten
- indeling maken van de expositieruimte en het toewijzen van individuele standruimtes
- coördinatie van technische wensen van exposanten in de tentoonstellingsruimte
- begeleiding en gastheerschap voor de exposanten op de congresdag
Marketing en deelnemerswerving
+- ontwerp en begroten van marketingcampagne / marketingactiviteiten / marketingmix
- samenstellen van tekst en beeldmateriaal voor de congresbrochure en de website
- laten maken van ontwerp van de congresbrochure en websitepagina's
- samenstellen adressenbestand voor DirectMail van congresbrochure
- verspreiding van de congresbrochure via DirectMail, meesturen met vakbladen, via aanpalende congressen en door de deelnemende exposanten
- drukwerkbegeleiding brochure(s) en ander drukwerk
- ontwerpen van advertentie
- media analyse en plaatsing advertentie in relevante media
- ontwerpen en uitvoeren van e-mail marketingcampagne, e-mail nieuwsbrief etc.
- opstellen persberichten en het benaderen en voorlichten van pers
- schriftelijke- en online respons verwerking
- budgetbewaking marketingactiviteiten
Deelnemers en exposantenadministratie
+- ontvangst van inschrijfformulieren en bevestiging sturen van deelname
- facturering en incasso van de congresfee bij de deelnemers
- beantwoording van vragen per telefoon en e-mail
- sturen van herinnering 3 weken voor aanvang van het congres met congresbadge, laatste informatie, congresprogramma, exposantenlijst, routebeschrijving etc.
- congrestassen selecteren en bestellen
- vullen van congrestassen met de benodigde informatie en sponsoritems
- opstellen van deelnemerslijsten
- inrichten en bemannen van deelnemersbalie op de congresdag
- nasturen van bewijs van deelname na afloop van congresdag
Aanvragen van accreditatie
+- vaststellen aanvraagprocedure
- verzamelen van benodigde gegevens voor accreditatieaanvraag
- accreditatie aanvragen bij accrediterende instelling
- opstellen van deelnemerslijst voor accrediterende instelling
- maken van gepersonaliseerde deelnamecertificaten
- terugkoppeling van de namen van de deelnemers aan de accreditatieverlener
On-site management
+- laatste afstemming met- en controle van congreslocatie in de week en op de dag voor het congres
- voldoende personele bezetting reserveren voor attent gastheerschap voor zowel de deelnemers als de exposanten
- coördinatie en intensief contact met toeleveranciers
- ontvangst, gastheerschap en begeleiding van de sprekers
- technische begeleiding van de sprekers met hun presentatie