mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 2 [lengths] => [num_rows] => 1 [type] => 0 ) Bureau Kalker - organisatiebureau voor congressen & cursussen > congressen
mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 14 [lengths] => [num_rows] => 9 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 1 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 21 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 13 [lengths] => [num_rows] => 0 [type] => 0 ) mysqli_result Object ( [current_field] => 0 [field_count] => 3 [lengths] => [num_rows] => 1 [type] => 0 )

Congressen

Congressen Bureau KalkerBureau Kalker organiseert zelfstandig klinische tandheelkundige congressen. Bureau Kalker is geaccrediteerd met het Q-Keurmerk van de Stichting QuAT.

Wat zijn de diensten die Bureau Kalker verleent op het gebied van congresorganisatie? (klik op de onderstaande balkjes)

De organisatorische voorbereiding van uw congres

+
  • haalbaarheidsstudie en marktanalyse over te organiseren congres
  • advies over de organisatorische opzet van het congres
  • in nauw overleg met opdrachtgever het samenstellen van de congrescommissie
  • vaststellen van vergaderschema en begeleiden van congrescommissie
  • ontwerpen en bespreken congresvorm en de inhoud van het congresprogramma
  • selecteren, benaderen en vastleggen van de congressprekers
  • advies over werkvormen en de in te zetten audiovisuele- en aanvullende hulpmiddelen
  • opstellen van tijdsplanning
  • voortgangscontrole
  • meedenken, adviseren en uitvoeren van het sociale / partner programma's
  • opstellen van congresdraaiboek

Congreslocatie en hotelaccommodatie

+
  • overleg en advisering en over de ideale congreslocatie
  • congres / hotel locaties bezoeken, selecteren en reserveren
  • overleg en onderhandeling over catering en het vastleggen van de afspraken
  • overleg over audiovisuele- en aanvullende technische hulpmiddelen en het reserveren ervan
  • accommodatie controleren voor- en op de congresdag

Financiële zaken

+
  • opstellen van de congresbegroting
  • offertes aanvragen bij leveranciers
  • prijsonderhandelingen met leveranciers
  • het plaatsen van bestellingen en de controle van facturen
  • bewaken van het congresbudget
  • waar nodig incassoprocedures uitvoeren
  • opstellen van de eindafrekening

Sponsoring en exposantenwerving

+
  • het uitwerken van verschillende sponsormogelijkheden
  • het opstellen van een brief aan potentiële exposanten voor het verhuren van standruimte
  • telefonische en persoonlijke benadering van sponsoren en exposanten en actieve verkoop van standruimte en sponsorpakketten
  • het verkopen van advertentieruimte in congresbrochure / congresprogramma en van de mogelijkheid om informatie in congrestas in te sluiten
  • sponsoring regelen van koffie / theepauzes / lunch / borrel / diner
  • bevestiging en factuur sturen naar sponsoren en exposanten
  • indeling maken van de expositieruimte en het toewijzen van individuele standruimtes
  • coördinatie van technische wensen van exposanten in de tentoonstellingsruimte
  • begeleiding en gastheerschap voor de exposanten op de congresdag

Marketing en deelnemerswerving

+
  • ontwerp en begroten van marketingcampagne / marketingactiviteiten / marketingmix
  • samenstellen van tekst en beeldmateriaal voor de congresbrochure en de website
  • laten maken van ontwerp van de congresbrochure en websitepagina's
  • samenstellen adressenbestand voor DirectMail van congresbrochure
  • verspreiding van de congresbrochure via DirectMail, meesturen met vakbladen, via aanpalende congressen en door de deelnemende exposanten
  • drukwerkbegeleiding brochure(s) en ander drukwerk
  • ontwerpen van advertentie
  • media analyse en plaatsing advertentie in relevante media
  • ontwerpen en uitvoeren van e-mail marketingcampagne, e-mail nieuwsbrief etc.
  • opstellen persberichten en het benaderen en voorlichten van pers
  • schriftelijke- en online respons verwerking
  • budgetbewaking marketingactiviteiten

Deelnemers en exposantenadministratie

+
  • ontvangst van inschrijfformulieren en bevestiging sturen van deelname
  • facturering en incasso van de congresfee bij de deelnemers
  • beantwoording van vragen per telefoon en e-mail
  • sturen van herinnering 3 weken voor aanvang van het congres met congresbadge, laatste informatie, congresprogramma, exposantenlijst, routebeschrijving etc.
  • congrestassen selecteren en bestellen
  • vullen van congrestassen met de benodigde informatie en sponsoritems
  • opstellen van deelnemerslijsten
  • inrichten en bemannen van deelnemersbalie op de congresdag
  • nasturen van bewijs van deelname na afloop van congresdag

Aanvragen van accreditatie

+
  • vaststellen aanvraagprocedure
  • verzamelen van benodigde gegevens voor accreditatieaanvraag
  • accreditatie aanvragen bij accrediterende instelling
  • opstellen van deelnemerslijst voor accrediterende instelling
  • maken van gepersonaliseerde deelnamecertificaten
  • terugkoppeling van de namen van de deelnemers aan de accreditatieverlener

On-site management

+
  • laatste afstemming met- en controle van congreslocatie in de week en op de dag voor het congres
  • voldoende personele bezetting reserveren voor attent gastheerschap voor zowel de deelnemers als de exposanten
  • coördinatie en intensief contact met toeleveranciers
  • ontvangst, gastheerschap en begeleiding van de sprekers
  • technische begeleiding van de sprekers met hun presentatie